Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dieser Anwendung ist:

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Allgemeine Hinweise und Rollenverteilung

SmartArbeitsschutz ist eine Software für Unternehmen zur Verwaltung von Gefahrstoffen und Arbeitsschutzdokumenten. Der Zugang erfolgt ausschließlich auf Einladung im Rahmen eines Vertrags mit dem jeweiligen Unternehmen.

Für die Inhalte, die Kundenunternehmen in der Anwendung verarbeiten – insbesondere Gefahrstoffdaten, Sicherheitsdatenblätter, Notfallkontakte und die Daten eingeladener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – ist das jeweilige Kundenunternehmen datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil des Kundenvertrags ist.

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitungen, für die wir selbst Verantwortliche sind: den Aufruf dieser Website, die Verwaltung von Benutzerkonten und den damit verbundenen E-Mail-Versand.

3. Hosting und Server-Logdateien

Diese Anwendung wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer findet im Rahmen des Hostings nicht statt.

Beim Aufruf der Anwendung werden automatisch technische Protokolldaten verarbeitet, darunter IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie technische Fehlerinformationen. Diese Protokolle dienen der Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Die Protokolldateien werden automatisch nach 7 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität des Betriebs).

4. Cookies

Diese Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Anmelde-Cookie: hält Ihre Sitzung nach dem Login aufrecht. Es erlischt automatisch nach 30 Minuten Inaktivität oder mit dem Abmelden.
• Sicherheits-Cookie: schützt Formulare vor missbräuchlichen Anfragen (CSRF-Schutz).

Für technisch notwendige Cookies ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich; deshalb zeigt diese Anwendung keinen Cookie-Banner. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Es werden keine Inhalte von Drittservern (z. B. Schriftarten oder Skripte) nachgeladen.

5. Benutzerkonto und Anmeldung

Ein Benutzerkonto wird ausschließlich auf Einladung durch das Kundenunternehmen oder durch uns eingerichtet. Im Rahmen des Kontos verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse (zugleich Anmeldename)
• Anzeigename
• Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert; das Passwort selbst ist uns zu keinem Zeitpunkt bekannt)
• zuletzt gewählter Betrieb (bei Zugriff auf mehrere Unternehmen)
• Rolle innerhalb des Unternehmens (z. B. Administrator, Bearbeiter)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses). Die Daten werden gespeichert, solange das Benutzerkonto besteht, und mit dessen Löschung entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. E-Mail-Versand

Für Einladungs-E-Mails und das Zurücksetzen von Passwörtern versenden wir E-Mails an die von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen angegebene Adresse. Der Versand erfolgt über STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. KI-gestützte Funktionen (Anthropic)

Die Anwendung bietet KI-gestützte Funktionen: die automatische Auswertung hochgeladener Sicherheitsdatenblätter und die Erstellung von Entwürfen für Betriebsanweisungen. Hierfür werden die hochgeladenen Dokumente bzw. die relevanten Stoffdaten an die Anthropic PBC, San Francisco, Kalifornien, USA, übermittelt und dort verarbeitet.

Sicherheitsdatenblätter enthalten in der Regel keine personenbezogenen Daten; vereinzelt können sie jedoch Kontaktangaben enthalten (z. B. Ansprechpartner des Lieferanten). Für diese Übermittlung in die USA gelten die von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Anthropic sind. Anthropic verwendet die übermittelten Daten vertragsgemäß nicht zum Training seiner KI-Modelle.

Alle KI-Ergebnisse sind Vorschläge und werden vor ihrer Übernahme durch eine fachkundige Person geprüft. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Änderungsprotokollierung

Zur Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Dokumentation – wie sie die Vorschriften des Arbeitsschutzes (u. a. Gefahrstoffverordnung) voraussetzen – wird zu jedem Datensatz protokolliert, welches Benutzerkonto ihn wann angelegt oder geändert hat. Diese Angaben bleiben für die Lebensdauer des jeweiligen Datensatzes gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an nachvollziehbarer, revisionssicherer Arbeitsschutzdokumentation).

9. Verschlüsselung

Sämtliche Verbindungen zu dieser Anwendung sind mit TLS (HTTPS) verschlüsselt.

10. Ihre Rechte

Ihnen stehen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte E-Mail-Adresse. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die Ihr Unternehmen in der Anwendung verarbeitet, leiten wir es an das verantwortliche Unternehmen weiter bzw. unterstützen dieses bei der Beantwortung.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Juli 2026